Tiedon käyttötavat ja Työpöydät – tiedolla johtamisessa

Tiedon käyttötavat ja Työpöydät – tiedolla johtamisessa

Suunnitteluprosessin läpiviennin konsepti

Tiedon käyttötavat ja Työpöydät

Summary

• Kommunikointi- ja tiimityökalu tiedon käyttötapojen ja tiedon esittävien työpöytien suunnitteluun.
• Innovoi ja rohkaisee johtoa ja muita tiedon käyttäjiä määrittelyyn.
• Käyttö jatkuvana kommunikointimenetelmänä – Irrottaminen yksittäisestä kehityshankkeesta.
• Visualisoi yhteisen ymmärryksen tavoitetilasta.
• Edistetään uusien ratkaisumallien ja toimintatapojen kehittämistä.
• Mitä todennäköisimmin säästetään kehittämisen kustannuksissa – vähentämällä järjestelmämuutoksia – lisäämällä innovointivaiheen joustavuutta – auttamalla soveltuvien tekniikoiden valintaa ennen investointia.

Käyttöliittymän suunnittelun konseptointi

Käyttöliittymän suunnittelu eli tiedon käytön visuaalinen mallintaminen ei ole vain osa teknistä kehitysvaihetta, vaikka on se sitäkin, vaan konsepti on erityisen hyödyllinen tiedon käyttöön liittyvässä keskustelussa jokaisen määrittelyyn osallistuvan kanssa.

Konsepti on kommunikointi- ja tiimityökalu, joka mahdollistaa organisaatiossa jokaisen osallistumisen tietotarpeiden määrittelemiseen oman tehtäväalueensa asiantuntijana.
Konsepti on työkalu johtamisen tiedon tarpeen ja käyttötapojen määrittelyyn, päätöksenteon tueksi ja kehitystyön lähtökohdaksi.

Tiedon käyttötapojen hahmotteleminen työpöytänäkymien kautta poikkeaa melkoisesti esimerkiksi vain yksittäisten raporttien ja tietojoukkojen visualisoinneista. Työpöytänäkymien avulla voidaan kuvata useamman asian ja tietojoukon yhteydet työtehtäviin.

Konsepti johdon työkaluna

Usein konseptin mallit innovoivat ja rohkaisevat johtoa ja muita tiedon käyttäjiä osallistumaan säännöllisesti määrittelyyn huomattavasti paremmin kuin esimerkiksi tietotarpeen kyselylomakkeet tai satunnaiset haastattelut. Valmiin raportin tai työpöydän ts. oikean toteutuksen työkalun käyttäminenkään ei yleensä rohkaise liiketoiminnan käyttäjien ja johtajien osallistumista omien tarpeidensa määrittelyyn, koska näin huomio kiinnittyy pieniin yksityiskohtiin, pieniin muutoksiin ja keskustelua rajoittavat työkalun ja esimerkkitoteutuksen näennäiset rajoitteet. Näin toteutettuna tämä mielletään usein myös ”IT:n työksi” eikä omalle tehtävä- ja mielenkiinnon alueelle kuuluvaksi.

Visuaalinen kommunikointitapa – konsepti

Visuaalisen kommunikointitavan käyttämistä, konseptia, voi suositella myös jatkuvana kommunikointimenetelmänä käytettäväksi – aina uuden tarpeen ja idean syntyessä – kehitystiimissä ja liiketoiminnan ohjauksissa. Ideointia ei käsitellä vaiheena vaan jatkuvana toimintana ja ideoinnin konseptit irrotetaan yksittäisistä kehityshankkeista..

Tässä esitetäänkin mallinnuksen istuttamista tällä tasolla toimintaan ”päivittäiseksi” toimintatavaksi. – Ideoilla ja tarpeilla on kuitenkin tapana syntyä jatkuvana, ei ajoittain pyydettäessä.

Tällainen toimintatapa tarkoittaa toki useimmissa tapauksissa selvää toiminnan muutosta – hankeperusteisesta vaatimusmäärittelystä jatkuvaan ideointiin ja kehittämiskeskusteluun.

Tavoitteen kirkastaminen

Konseptiin olennaisena osana kuuluu alkuvaiheessa tavoitteen kirkastaminen ennen kuin käyttöliittymän suunnitteluun ryhdytään.

Tavoitteen kirkastaminen voidaan tehdä hankekohtaisesti silloin, kun hankkeesta (tai projektista) on päätetty. Mikäli vain on mahdollista, suositellaan tavoitekeskustelu ja kirkastaminen tehtäväksi niin laajalle toiminnan alueelle kuin on mahdollista johdon tuki asialle saada.

Tavoitteen kirkastamisen tuloksena syntyvät esimerkiksi alustavat tiekartat kehitysaihioineen. Yhteinen ymmärrys. Yhteinen tavoite.

Vaiheittainen konseptointi

Käyttöliittymän konseptointiin suositellaan edettävän alustavan tiekartan prioriteetit ja kehitysaihiot huomioiden – järjestyksessä ja osa-aluekohtaisesti. Menetelmä ei ole erityisen hyvä, jos kokonaisuutta ja tavoitteiden osittamista ja priorisointia pyrittäisi tekemään suoraan käyttöliittymäsuunnittelusta aloittaen.

Käyttöliittymäkonseptissa suunnitellaan ja kuvataan tarvittavien käyttöliittymien yleinen rakenne, yleinen toiminnallisuus sekä käyttäjän ja järjestelmän (ohjelmiston) vuorovaikutus.

Toiminnalliset variaatiot

Tiedolla johtamisen ratkaisuissa (myös: Business Intelligence ratkaisuissa) keskeiset kysymykset liittyvät tiedon tuottamiseen ja tiedon käyttämiseen erityisesti päätöksentekotilanteiden valmistelua ja päätöksentekoa varten. Näissä ratkaisuissa tiedon mahdollisissa käyttötavoissa on usein enemmän variaatioiden mahdollisuuksia ja myös satunnaistarpeita kuin esimerkiksi operatiivisessa tiedon käsittelyssä. – Juuri tämä toiminnallisten vaihtoehtojen moninaisuus puoltaa käyttöliittymän konseptointia tällä sovellusalueella. Tällä menetelmällä sekä innostetaan käyttäjiä osallistumaan aktiivisesti oman toimintansa määritykseen että mitä todennäköisimmin säästetään kehittämisen kustannuksissa – vähentämällä järjestelmämuutoksia – lisäämällä innovointivaiheen joustavuutta – auttamalla soveltuvien tekniikoiden valintaa ennen investointia.

Navigointipolkuja

Tavoitteen kirkastamisen yhteydessä on todennäköisesti jo tiedossa melkoinen määrä mittareita ja muita seurantakohteita sekä niille taustatietoja, joiden järjestely tiedon käytön näkökulmasta voidaan aloittaa hahmottamalla erilaiset navigointipolut käyttötavasta toiseen, tietojoukosta toiseen ja tiedon hierarkioissa – käyttäjä ja käyttötapa huomioiden. – Eteneminen suoraan käyttöliittymiin ei ole erityisen tehokasta ja suositeltavaa. – Haluammehan edelleen säilyttää innovointivaiheen joustavana ilman, että ajatuksemme keskittyvät liikaa kuvaruudun rakenteisiin ja sivustojen hierarkioihin ja valikkorakenteisiin.

Tiedolla johtamisen ratkaisussa tiedosta toiseen siirtyminen käyttötapauksien variaatioissa ei välttämättä noudata jotain tiettyä vakioitua hakemistopolkua.

Rautalankamalleja

Kun navigointipolut ovat alustavasti hahmollaan, rakennetaan palvelun näkymistä yksinkertaistettuja malleja. Näissä malleissa voidaan kiinnittää yleiset ja erityiset oheistoiminnallisuudet kohdilleen ja suunnitella navigointimallien mukaisia näkymiä. Tässä kannattaa jo käyttää kuvaa elävöittäviä ikoneja ja muita symboleja samoin kuin kuvaajien ja taulukoiden kohdalla havainnollisia esimerkkikuvia.

Toiminnallisia malleja ja käyttötapauksia

Kun rautalankamalleihin lisätään valmista sovellusta jäljittelevää toiminnallisuutta kuten esimerkiksi siirtymisiä ja valintatilanteita esittävää toiminnallisuutta, voidaan yhdessä käyttäjien kanssa varmistua oikean suuntaisesta tavoitteesta.

Toiminnalliset mallit auttavat myös mahdollisen ulkopuolisen kehittäjän hankinnassa – luomalla yhteisen ymmärryksen tavoitetilasta.

Voimme kutsua toiminnallisia malleja jossain määrin myös käyttötapausten kuvauksiksi – varsinkin silloin, kun teemme mallit esittäen niissä käyttäjän näkökulmasta vain kyseisessä tilanteessa tarvittavat tiedot.

Jatkuva toiminnan kehittäminen

Parhaimmillaan navigointi-, rautalanka- ja toiminnalliset mallit jäävät ideointimalleina elämään myös ensimmäisen syntymänsä jälkeen – jokaisen tiedolla johtajan tiedon hyödyntäjän käteen sopivana työkaluna ja kommunikointimallina.

Kannattaa muistaa toimintatapaa luotaessa, ettei edellä mainittujen konseptoitujen mallien ole tarkoitus olla täsmälleen lopullisen toteutetun sovelluksen kaltaisia. Toteutettuun sovellukseen alkaa muodostua työkaluista, käytettävissä olevista resursseista ja muista seikoista aiheutuvaa jäykkyyttä. – Konseptoitavilla malleilla halutaan edistää myös vapaampaa ajattelua ja uusien ratkaisumallien ja toimintatapojen kehittämistä.

Mitä sitten, jos ei pysty

Mikäli konseptoitua ajatusmallia ei juuri tässä hetkessä kyettäisi täydellisesti toteuttamaan – se ei ole syy rajoittaa ajatusta hyvin palvelevasta tiedolla johtamisen mallista – eikä syy luopua mallista ja toimintatavasta.

Konsepti kuvaa ratkaisun tavoitetta ja se kuvaa tässä kontekstissa organisaation toimintaa. – Toteutus on sitten tämän hetken saavutus tämän hetken rajoitteilla, johon päädytään konseptista johdettuna teknisen suunnitteluvaiheen kautta. – Yleensä organisaation toimintatapa runnoo yli järjestelmien rajoitteiden tavalla tai toisella.

Rakennat suunnitelmillasi tulevaa, et tätä hetkeä.

Tässä mallissa, konseptissa, eteneminen tapahtuu siis tavoitteen kirkastamisesta ja navigointipoluista aloittaen edeten rautalankamallien ja toiminnallisten mallien kautta lopputulokseen. Spin-off:ina konseptista irtoavat ja lähtevät sitten tekniset suunnittelut, mahdolliset protoilut ja palveluiden toteutukset.

 

Katso myös: http://www.hakanen.eu/blog/2014/10/tiedolla-johtamisen-aava-ulappa-ja-houkuttelevat-rannat/

ja koulutus/sparraus, josta on helppo aloittaa oma matka: http://www.hakanen.eu/blog/2014/06/tiedolla-johtaminen-tuore-nakokulma-innovatiivinen-ote-tekemiseen/

 

---

Kirjoittaja on tietoammattilainen, johtaja, ja Tiedolla Johtamisen puolestapuhuja ja toteuttaja – Konsultti käytettävissäsi, johtaja vuokrattavissasi.

Lisätiedot: petri.hakanen at bbi.fi

 

Published on: Nov 10, 2014 / Petri Hakanen