Data Governance # Mitä Data Governance on?
Ylimmän johdon tuki Data Governance kehittämiselle? Mutta. Mitä Data Governance on?
Meillä jokaisella, ja jokaisella organisaatiolla, on omat määritelmämme tai ainakin mielikuva tästä. Myös kieli ja käännökset vaikuttavat määritelmiin. Edellisessä postauksessani alustin näkökulmia mietittäväksi, ja nopeasti keskustelu haarautui käsitteisiin, semantiikkaan, ja data-arkkitehtuureihin. Olennaista onkin, mitä se [data governance] [to govern data] meille tarkoittaa. Mitä se sinulle ja organisaatiollesi tarkoittaa, mitä se tuo? Toinen määritelmä ei jyrää toista. Tarkoitus ja toiminta ratkaisevat.
Seuraavana pitäydyn sekakielessä. En käännä ajatusta suomeksi. Kääntäminen tuo uusia näkökulmia. Konteksti muuntuisi. Tässä kirjoitan vain ‘data governance’, ‘to govern data’, ‘governing data means …’.
Kuten kirjoitin edellä, toinen määritelmä ei jyrää toista. Tiedät, mitä se sinulle tarkoittaa.
Laitan tähän yhden setin mielestäni hyvin onnistuneita tiiviitä määrityksiä, yksi parhaista näkemistäni; lähteenä Robert S. Seiner; käännän vapaasti, joten tämä sisältää Petrin kokemusperäistä tulkintaa.
What does it mean to govern data? Governing data means …
Näkökulmana datan yleinen hallinnointi. ‘Data policy’ on dokumentoitu ja hyväksytty yhtiö & organisaatiotasoilla. Sinulla on ‘data governance policy’, joka voi olla osa jotain toista julkaisua tai julkaisuja organisaatiosta riippuen. Organisaatio panostaa ‘policyn’ aktiiviseen kehittämiseen ja läpinäkyvään hyväksymiseen. ‘Policy’ ei mene hyllyyn pölyttymään.
Näkökulmana dataan liittyvät valtuudet. Erilaisten dataan liittyvien mielipiteiden ja poikkiorganisatoristen kysymysten käsittelyyn on ‘virallistettu’ käsittelytapa. Joku tai jokin ryhmä on päättävässä roolissa, jolla on valtuus päättää. Eskalointipolut on määritelty ‘operatiiviselta tasolta’ johtotasolle. Ylemmille johtotasoille eskalointi on enää harvoin tarpeellista.
Näkökulmana datan liikkuvuus, nopeus, laajuus. Myös laatunäkökulmaa. Data jaetaan perustuen määriteltyihin luokitteluihin ja sääntöihin. Saman datan eri versiot tutkitaan, liika ja tarpeeton data käsitellään sääntöperusteisesti. Kriittinen ja luottamuksellinen data ja sen mahdolliset kopiot käsitellään dokumentoidun politiikan ja sääntöjen mukaisesti. Henkilöt eivät käsittele dataa vahingollisella tavalla edes kiireessään.
Näkökulmana sääntely, ja myös dataan liittyvän toiminnan tai käyttäytymisen hallinta. Soveltuvat käytännöt ovat voimassa kaikilla organisaatiotasoilla, käytännöt koskettaen datan määrittelyjä, tuottamista ja käyttämistä; operatiivinen tekeminen, monitorointi ja hallinta. Proaktiiviset ja reaktiiviset käytännöt on määritelty, hyväksytty, ja niiden mukaan toimitaan. Poikkeava toiminta kyetään tunnistamaan, estämään, ja tapahtumat ratkaisemaan. Dataan liittyvät käyttäytymismallit on istutettu henkilöiden ja yrityksen normaaliin toimintaan, sisäistetty osana toimintaa, ei ‘päälle liimattuna’.
Näkökulmana datan hallinta ja rajoittaminen. Pääsy dataan on johdettua ja hallittua, turvattua, auditoitavissa ja jäljitettävissä sääntöihin ja luokitteluihin perustuen. Toimintatavat ja vastuut on määritelty ja toteutettu varmistaen oikeat pääsyoikeudet dataan. Jokainen organisaatiossa ymmärtää dataan liittyvät käsittelysäännöt siirtäessään tietoa sisään ja ulos, työkalusta ja välineestä toiseen, siirtäessään dataa sen alkuperäisestä sijainnista. Myös paperikopioiden ja vastaavien käsittely on samalla tavalla dokumentoitua ja säänneltyä.
Näkökulmana data vaikuttavuus, käyttäminen tai määräävyys suhteessa päätöksentekoon. Oikeaa päätöskontekstin edellyttämää tietoa käytetään oikea-aikaisesti kyseiseen päätökseen ja käsittelyyn tarvittavien henkilöiden toimesta. Kuka organisaatiossa käyttää mitäkin tietoa ja miksi on dokumentoitu, jaettu ja ymmärretty poikki organisaation. Näin myös datan käyttöoikeudet on mahdollista määritellä. Dataan liittyvät eskalointipolut on ‘virallistettu’ ‘operatiiviselta tasolta’ henkilölle, jolla on valtuus päättää käyttötapaukseen liittyvistä datakysymyksistä.
Näkökulmana dataan liittyvä ‘poliittinen’ valta. Jollakin henkilöllä tai ryhmällä on valta tehdä dataan liittyviä päätöksiä koko yritystä ja organisaatiota, yhteisöä, koskien. ‘Poliittinen päätösvalta’ vipuaa yhteisöä parhaiten hyödyttäviä taktisia ja strategisia päätöksiä.
Nyt olet miettinyt eri näkökulmista ‘What does it mean to govern data?’
Seuraavaksi voit pohtia ja suunnitella ‘What’s the best way to govern data?’
Kirjoittaja toimii konsulttina yrityksensä Petri Hakanen Oy kautta. Petri on myös tiedonhallinnan osaamisyhteisön ja yhdistyksen TDWI Finland ry puheenjohtaja. Petrin mielenkiinnon alueita ovat johtamismallien, liiketoiminnan ja tiedonhallinnan kehittäminen ja toimenpiteiden linkittäminen organisaation strategioihin, tavoitteisiin ja kyvykkyyksiin.